Obchodní podmínky

> **NÁVRH – KE KONTROLE.** Text připravil Claude Code jako podklad pro > kontrolu zadavatelem (JUDr., DPO). Nejde o hotový právní dokument. Místa > označená **[OVĚŘIT]** obsahují údaj nebo odkaz na předpis, u kterého si > autor návrhu není jistý. Datum „platnost od“ je datum návrhu, ne datum > účinnosti. # Všeobecné obchodní podmínky služby Příjemkomat Verze 0.9-draft ## 1. Úvodní ustanovení 1.1 Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“) upravují práva a povinnosti mezi společností **HARTMANN servis, spol. s r.o.**, IČ 27159680, se sídlem [OVĚŘIT – sídlo], zapsanou v obchodním rejstříku vedeném [OVĚŘIT – rejstříkový soud a spisová značka] (dále jen „provozovatel“), a zákazníkem (dále jen „klient“) při používání webové služby **Příjemkomat** dostupné na adrese `prijemkomat.cz` (dále jen „služba“). 1.2 Služba je určena výhradně podnikatelům a právnickým osobám pro potřeby jejich podnikání. Klient registrací potvrzuje, že službu nepoužívá jako spotřebitel. Ustanovení právních předpisů na ochranu spotřebitele se proto na smluvní vztah nepoužijí. [OVĚŘIT – zda pro SK klienty nejsou potřeba odchylná ustanovení] 1.3 Smluvní vztah se řídí těmito VOP, ceníkem zveřejněným ve službě a Zpracovatelskou smlouvou, která je přílohou č. 1 a nedílnou součástí těchto VOP. Ve věcech neupravených se vztah řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. 1.4 Pojmy: - **Uživatel** – fyzická osoba s přístupem ke službě, která patří právě jednomu klientovi a má roli *administrátor* nebo *operátor*. - **Doklad** – jeden nahraný soubor (PDF nebo obrázek) obsahující jednu dodavatelskou fakturu nebo dodací list. - **Strana** – jedna strana PDF nebo jeden obrázek bez ohledu na formát papíru. - **Kredit** – jednotka předplaceného plnění, kterou klient platí za zpracování dokladů. - **Export** – stažení výstupního souboru vytvořeného z dokladu (např. importní soubor pro skladový systém). - **Hlavička dokladu** – název a IČO dodavatele, číslo a datum dokladu, částky a měna, počet stran, časy nahrání a exportu, kdo doklad nahrál a exportoval, použitý způsob čtení, údaje o kreditech a stav reklamace. Hlavička neobsahuje položky dokladu ani soubor. - **Režim učení** – nastavení účtu klienta popsané v čl. 6. ## 2. Předmět služby 2.1 Provozovatel klientovi poskytuje službu, která z nahraných dodavatelských dokladů (PDF, obrázky, skeny) automaticky přečte údaje a vytvoří z nich výstupní soubor ve formátu, který klient zvolí z formátů povolených pro jeho účet (např. importní soubor pro skladový systém BOSS, CSV). 2.2 Ke čtení dokladů služba používá vlastní pravidla pro konkrétní dodavatele a umělou inteligenci (jazykové modely) třetích stran uvedených v Seznamu subzpracovatelů. 2.3 Služba je poskytována bez nutnosti instalace, prostřednictvím webového prohlížeče. Provozovatel neposkytuje účetní, daňové ani jiné odborné poradenství a za klienta nikam nic neodesílá. ## 3. Registrace a účet 3.1 Klient se registruje vyplněním registračního formuláře. Uvede zemi, IČO, obchodní firmu, DIČ / IČ DPH, adresu, fakturační e‑mail a údaje prvního uživatele, který se stane administrátorem účtu. Klient odpovídá za pravdivost a aktuálnost údajů. 3.2 Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy klient potvrdí souhlas s těmito VOP a ověří e‑mailovou adresu odkazem zaslaným provozovatelem. Odkaz platí 24 hodin. 3.3 Jedno IČO může mít ve službě jen jeden účet. Opakovaná registrace téhož IČO je možná jen po dohodě s provozovatelem. 3.4 Administrátor klienta může zvát další uživatele a určovat jejich roli. Klient odpovídá za jednání všech svých uživatelů a za to, že přihlašovací údaje udrží v tajnosti. Podezření na zneužití účtu je klient povinen bez zbytečného odkladu oznámit provozovateli. 3.5 Provozovatel může registraci odmítnout nebo účet pozastavit, pokud klient uvede nepravdivé údaje, službu zneužívá (např. opakovanými registracemi za účelem získání zkušebních kreditů) nebo porušuje tyto VOP. ## 4. Kredity ### 4.1 Nákup kreditů 4.1.1 Služba se platí předem nákupem kreditů. Cena kreditu je uvedena v ceníku; pro klienty z České republiky činí 1,00 Kč bez DPH za 1 kredit. K ceně se připočítává DPH v zákonné výši. 4.1.2 Minimální nákup je 100 kreditů. Klient volí balíček nebo vlastní počet kreditů (nejméně 100, v celých kreditech). 4.1.3 Po zvolení nákupu služba vystaví platební pokyn s údaji pro platbu bankovním převodem nebo QR kódem. Platební pokyn platí 14 dní. Kredity se připíší po přijetí platby na účet provozovatele a jejím spárování s platebním pokynem podle variabilního symbolu a částky. Platba v jiné výši nebo bez správného variabilního symbolu se řeší ručně; připsání se tím může zpozdit. 4.1.4 Po připsání kreditů vystaví provozovatel daňový doklad. Datem uskutečnění zdanitelného plnění je den přijetí platby. [OVĚŘIT – režim jednoúčelového poukazu podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a režim pro SK klienty; spec kap. 4.6 a 21 bod 2] ### 4.2 Bonusové kredity 4.2.1 Při jednorázovém nákupu většího počtu kreditů získá klient bonusové kredity podle ceníku. Ke dni vydání tohoto návrhu platí: | Nakoupeno kreditů | Bonus | |---|---| | 100–499 | 0 % | | 500–999 | 5 % | | 1 000–4 999 | 10 % | | 5 000 a více | 20 % | Bonus se počítá z celého nakoupeného počtu a zaokrouhluje se dolů na celé kredity. 4.2.2 Bonusové kredity nejsou zpoplatněny a nelze je vyplatit v penězích. ### 4.3 Zkušební kredity 4.3.1 Nový klient se zapnutým režimem učení může po ověření e‑mailu a potvrzení VOP získat zkušební kredity v počtu podle ceníku (nejvýše 10). Zkušební kredity lze čerpat jen v režimu učení a platí 30 dní od připsání. Na jedno IČO se zkušební kredity poskytují jen jednou. 4.3.2 Do první platby může provozovatel omezit počet stran, které lze v jednom dni zpracovat. ### 4.4 Platnost (expirace) kreditů 4.4.1 Nakoupené i bonusové kredity platí **24 měsíců** ode dne připsání. Po uplynutí této doby nevyčerpané kredity propadají bez náhrady. Kredity, které v okamžiku expirace kryjí rezervaci dokladu nahraného před expirací, nepropadají, dokud se rezervace nestrhne nebo neuvolní. 4.4.2 Kredity vrácené na základě reklamace platí stejně dlouho jako kredity, ze kterých byly strženy, nejméně však 30 dní od vrácení. 4.4.3 Přibližně 30 dní před expirací provozovatel klienta upozorní e‑mailem, pokud mu zbývá alespoň 50 propadajících kreditů. Nedoručení upozornění nemá vliv na expiraci. 4.4.4 Při čerpání se kredity spotřebovávají v tomto pořadí: zkušební, bonusové, vrácené z reklamace, nakoupené, kredity připsané provozovatelem jako korekce; v rámci každého druhu nejdříve ty, které nejdříve expirují. ### 4.5 Nevratnost kreditů 4.5.1 Kredity nejsou peněžní prostředky. Nevyčerpané, propadlé ani vrácené kredity se klientovi **nevyplácejí v penězích**, a to ani při ukončení smlouvy, s výjimkou případů, kdy tak stanoví kogentní ustanovení právního předpisu. [OVĚŘIT – přípustnost v B2B vztahu a případná výjimka při ukončení smlouvy ze strany provozovatele bez zavinění klienta] 4.5.2 Kredity nelze převést na jiného klienta. ### 4.6 Rezervace a stržení kreditů 4.6.1 Při nahrání dokladu služba spočítá cenu jako *počet stran × sazba za stranu* (čl. 5) a odpovídající počet kreditů **rezervuje**. Rezervované kredity nelze použít na jiný doklad. Nemá‑li klient dostatek dostupných kreditů, služba doklad nepřijme a sdělí, kolik kreditů chybí. 4.6.2 Rezervace se **strhne** (kredity se spotřebují) při **prvním exportu** dokladu v jakémkoli formátu. Každý další export téhož dokladu, ve stejném i jiném formátu, je zdarma. 4.6.3 Rezervace se uvolní a nic se neúčtuje, pokud: - klient doklad smaže před prvním exportem, - zpracování dokladu selže z důvodu na straně služby, - doklad propadne, protože nebyl exportován ve lhůtě: **7 dní** od nahrání při vypnutém režimu učení, **30 dní** při zapnutém režimu učení. Klienta, který má nevyexportované doklady, služba upozorní e‑mailem přibližně 2 dny před propadnutím. Soubory propadlého dokladu se smažou, hlavička zůstane se stavem „propadlý“. ### 4.7 Reklamace chybného přečtení 4.7.1 Pokud služba doklad přečetla chybně, může klient u exportovaného dokladu podat reklamaci tlačítkem „Nahlásit chybné přečtení“ s povinným popisem chyby, a to do **14 dní** od exportu. U klienta s vypnutým režimem učení je třeba reklamaci podat do **24 hodin** od exportu, protože poté se soubory dokladu mažou (čl. 6.3). Podání reklamace mazání pozastaví až do jejího vyřízení, nejdéle na 30 dní. 4.7.2 Je‑li reklamace uznána, vrátí se klientovi kredity stržené za reklamovaný doklad, a to **pouze v kreditech**. Peníze se nevracejí. 4.7.3 Provozovatel může v rozumném rozsahu uznávat reklamace automaticky ihned po podání. Automatické uznání může provozovatel dodatečně přezkoumat a při zjevně neoprávněné reklamaci vrácené kredity odečíst; klient je o tom informován. [OVĚŘIT – přípustnost dodatečného odečtení] 4.7.4 O vyřízení reklamace provozovatel klienta informuje e‑mailem. 4.7.5 Reklamace se týká jen správnosti přečtení dokladu. Na škodu vzniklou importem neověřeného výstupu se vztahuje čl. 7. ## 5. Sazby za zpracování 5.1 Sazba za stranu závisí na tom, zda má klient v okamžiku nahrání dokladu zapnutý režim učení: | Režim učení | Sazba | |---|---| | zapnut | 1 kredit za stranu | | vypnut | 2 kredity za stranu | 5.2 Vyšší sazba při vypnutém režimu učení odráží to, že doklad čte vždy umělá inteligence, což je pro provozovatele dražší, a doklady se neuchovávají pro tvorbu pravidel čtení. 5.3 Sazba se k dokladu uloží v okamžiku nahrání. Pozdější změna režimu učení nemění sazbu dokladů, které už byly nahrány. 5.4 Počítá se každá strana včetně prázdných stran. Klient může prázdné strany před nahráním odstranit. 5.5 Aktuální ceník a sazby jsou zveřejněny ve službě. Změna ceníku se neprojeví u kreditů již zakoupených, ale může se projevit v sazbách za stranu u dokladů nahraných po změně; o změně sazeb provozovatel klienty informuje předem postupem podle čl. 10. [OVĚŘIT] ## 6. Režim učení 6.1 **Co režim učení znamená.** Klient, který má režim učení zapnutý, souhlasí s tím, že provozovatel smí jeho nahrané doklady po omezenou dobu uchovat a použít je k vývoji a zlepšování **deterministických pravidel čtení dokladů** (tzv. parserů) pro jednotlivé dodavatele. Tato pravidla pak služba používá pro všechny klienty; z dokladu se do nich přenáší jen rozvržení a formát dokladu daného dodavatele, nikoli obchodní údaje klienta. [OVĚŘIT – formulace vůči čl. 3 Zpracovatelské smlouvy] 6.2 **Co režim učení neznamená.** Doklady klienta se v režimu učení ani mimo něj **nepoužívají k tréninku jazykových modelů třetích stran**. Provozovatel je k takovému účelu nepředává a u poskytovatelů umělé inteligence využívá jen takové podmínky služby, které použití vstupních dat k tréninku jejich modelů vylučují. [OVĚŘIT – aktuální smluvní podmínky API poskytovatelů uvedených v Seznamu subzpracovatelů] 6.3 **Jak dlouho se doklady uchovávají.** Lhůty se počítají od prvního exportu dokladu: | Režim učení | Zdrojový soubor a přečtené položky | Hlavička dokladu | |---|---|---| | vypnut | smazání **24 hodin** po exportu | uchovává se trvale | | zapnut | smazání **14 dní** po exportu | uchovává se trvale | Nevyexportované doklady se mažou podle čl. 4.6.3. Smazání je skutečné (soubor je fyzicky odstraněn). Zálohy služby soubory dokladů neobsahují. Hlavička dokladu slouží jako doklad o spotřebě kreditů a uchovává se po celou dobu trvání smlouvy a poté po dobu podle čl. 9.4. 6.4 **Připnutí do korpusu.** V režimu učení smí provozovatel doklad do 14 dní od exportu vyčlenit do odděleného úložiště pro vývoj pravidel čtení konkrétního dodavatele. Takový doklad uchová nejdéle 12 měsíců nebo do dokončení pravidel, podle toho, co nastane dříve, a eviduje důvod vyčlenění. Bez vyčlenění platí lhůta 14 dní bez výjimky. 6.5 **Zapnutí a vypnutí.** Režim učení zapíná a vypíná administrátor klienta v nastavení účtu, kdykoli a bez udání důvodu. Každá změna se zaznamenává (čas, uživatel, IP adresa). Vypnutí se týká dokladů nahraných po změně; u dokladů nahraných dříve platí lhůty podle stavu v okamžiku jejich nahrání. [OVĚŘIT – zda má vypnutí působit i na už uchované doklady] ## 7. Odpovědnost 7.1 **Kontrola výstupu.** Automatické čtení dokladů, zejména umělou inteligencí, nemusí být bezchybné. Klient je povinen **každý výstup před importem do svého systému zkontrolovat** proti původnímu dokladu, zejména ceny, množství, sazby DPH a součty. Odpovědnost za údaje vložené do skladového, účetního či jiného systému klienta nese klient. 7.2 **Omezení odpovědnosti.** Provozovatel neodpovídá za škodu vzniklou tím, že klient výstup nezkontroloval nebo ho použil v rozporu s čl. 7.1, ani za ušlý zisk a nepřímé škody. Celková odpovědnost provozovatele za škodu vzniklou v souvislosti se službou je omezena částkou, kterou klient provozovateli zaplatil za kredity v posledních 12 měsících před vznikem škody. Omezení se nevztahuje na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti a na jiné případy, kdy omezení nepřipouští zákon. [OVĚŘIT – § 2898 občanského zákoníku a přiměřenost limitu] 7.3 **Obsah dokladů.** Klient odpovídá za to, že je oprávněn doklady do služby nahrát a zpracovat a že tím neporušuje práva třetích osob. Klient nesmí nahrávat soubory se škodlivým kódem ani obsah, který s účelem služby nesouvisí. 7.4 Provozovatel neodpovídá za prodlení nebo nedostupnost způsobené okolnostmi mimo jeho kontrolu, zejména výpadkem poskytovatelů hostingu, umělé inteligence, bankovních nebo e‑mailových služeb. ## 8. Dostupnost služby 8.1 Provozovatel usiluje o nepřetržitou dostupnost služby, negarantuje však žádnou minimální dostupnost ani dobu zpracování dokladu. 8.2 Provozovatel může službu na nezbytně nutnou dobu omezit nebo přerušit z důvodu údržby, aktualizace nebo bezpečnosti. Plánovanou odstávku delší než [OVĚŘIT – např. 4 hodiny] oznámí předem ve službě nebo e‑mailem. 8.3 Doba, po kterou služba nebyla dostupná, neprodlužuje platnost kreditů ani lhůty podle čl. 4 a 6. [OVĚŘIT – zda při delší nedostupnosti neprodlužovat platnost kreditů] ## 9. Trvání a ukončení smlouvy 9.1 Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. 9.2 Klient může smlouvu kdykoli ukončit žádostí o zrušení účtu podanou administrátorem klienta ve službě. Provozovatel zrušení potvrdí bez zbytečného odkladu. Nevyčerpané kredity zrušením propadají (čl. 4.5). 9.3 Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou [OVĚŘIT – např. 3 měsíce] nebo od ní odstoupit s okamžitou účinností, pokud klient podstatně porušuje tyto VOP, zejména zneužívá službu nebo uvádí nepravdivé údaje. Při ukončení smlouvy ze strany provozovatele bez porušení povinností klientem [OVĚŘIT – vypořádání nevyčerpaných zaplacených kreditů]. 9.4 Při zrušení účtu se ihned smažou soubory dokladů a údaje uživatelů se anonymizují. Hlavičky dokladů a vystavené faktury se uchovávají po dobu stanovenou předpisy o účetnictví a DPH a poté se smažou. [OVĚŘIT – délka lhůty podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty] 9.5 Před zrušením účtu si může administrátor klienta stáhnout export dat účtu (údaje klienta, uživatelé, hlavičky dokladů, pohyby kreditů, faktury). ## 10. Změny VOP 10.1 Provozovatel může tyto VOP přiměřeně měnit, zejména z důvodu změny služby, ceníku, právních předpisů nebo poskytovatelů. [OVĚŘIT – § 1752 občanského zákoníku] 10.2 O nové verzi VOP provozovatel klienta informuje e‑mailem a ve službě nejméně [OVĚŘIT – např. 14 dní] před její účinností a zveřejní ji ve službě. 10.3 U nové hlavní verze VOP musí administrátor klienta novou verzi ve službě odsouhlasit do **30 dní**. Do odsouhlasení lze službu dále používat; po uplynutí lhůty služba nepřijímá nové doklady, dokud administrátor novou verzi neodsouhlasí. Export již zpracovaných dokladů zůstává možný. 10.4 Nesouhlasí‑li klient se změnou, může smlouvu ukončit postupem podle čl. 9.2. [OVĚŘIT – zda klientovi v tomto případě nepřiznat jiné vypořádání nevyčerpaných kreditů] 10.5 Změnu Seznamu subzpracovatelů oznamuje provozovatel postupem podle čl. 6 Zpracovatelské smlouvy. ## 11. Ochrana osobních údajů 11.1 Osobní údaje uživatelů a fakturační údaje klienta zpracovává provozovatel jako správce; podrobnosti stanoví Zásady zpracování osobních údajů zveřejněné ve službě. 11.2 Osobní údaje obsažené v dokladech, které klient do služby nahraje, zpracovává provozovatel pro klienta jako zpracovatel podle Zpracovatelské smlouvy (příloha č. 1). ## 12. Závěrečná ustanovení 12.1 Komunikace probíhá elektronicky, zejména prostřednictvím služby a e‑mailu na adresy uvedené v účtu klienta. Kontakt na provozovatele: [OVĚŘIT – e‑mail podpory]. 12.2 Spory se pokusí strany vyřešit smírně; jinak je rozhodne věcně příslušný soud podle sídla provozovatele. [OVĚŘIT – prorogace] 12.3 Je‑li některé ustanovení VOP neplatné nebo neúčinné, ostatní ustanovení tím nejsou dotčena. 12.4 Tyto VOP jsou vyhotoveny v českém jazyce. [OVĚŘIT – slovenská verze pro SK klienty, spec kap. 20] 12.5 Přílohy: č. 1 – Zpracovatelská smlouva; Seznam subzpracovatelů a Zásady zpracování osobních údajů jsou zveřejněny ve službě.